Privacybeleid van de Vereniging Poolse School Nijmegen-Arnhem
Dit Privacybeleid beschrijft de regels voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens verstrekt door gebruikers, ouders en wettelijke voogden in verband met de activiteiten van de Vereniging Poolse School Nijmegen-Arnhem im. Irena Kwiatkowska.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is de Vereniging Poolse School Nijmegen-Arnhem im. Irena Kwiatkowska, gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40147073. Voor vragen over gegevensbescherming kunt u contact opnemen via e-mail: .
2. Omvang en doel van gegevensverzameling
Gegevens worden voornamelijk verzameld tijdens het inschrijfproces van het kind bij de school via het inschrijfformulier. Wij verwerken de volgende gegevens:
- Gegevens van ouders/voogden: voor- en achternaam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres.
- Gegevens van kinderen: voor- en achternaam, geboortedatum.
Deze gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- uitvoering van het inschrijfproces en organisatie van de lessen,
- lopende communicatie met ouders (via e-mail en WhatsApp),
- financiële en administratieve afhandeling,
- voldoen aan de statutaire verplichtingen van de vereniging.
3. Delen van gegevens met derden
De vereniging kan noodzakelijke persoonsgegevens (bijv. leerlingenlijsten) uitsluitend delen met derden voor doeleinden die strikt verband houden met de schoolactiviteiten, zoals:
- Poolse organisaties en overheidsinstanties: voor het aanvragen van subsidies en financiering voor de schoolactiviteiten.
- IT-dienstverleners: gegevens worden opgeslagen en verwerkt in Google Workspace (NPO-versie), wat een hoog beveiligingsniveau garandeert.
4. Beeldmateriaal van het kind
Bij de inschrijving hebben ouders de mogelijkheid om vrijwillig toestemming te geven voor de publicatie van beeldmateriaal van het kind (foto’s, video’s van schoolfeesten). Deze toestemming specificeert ook de publicatiekanalen (bijv. website, sociale media). Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke.
5. Bewaartermijn van gegevens
Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode dat het kind deelneemt aan de schoollessen. Na afloop van het onderwijs:
- Gedetailleerde contactgegevens (adres, telefoonnummer) worden verwijderd.
- Basisgegevens (voor- en achternaam van het kind) worden bewaard voor de archief- en documentatiedoeleinden van de vereniging.
- Financiële documentatie wordt bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn (7 jaar).
6. Rechten van betrokkenen
Iedere persoon wiens gegevens wij verwerken, heeft recht op:
- inzage in de eigen gegevens en het ontvangen van een kopie daarvan,
- rectificatie (correctie) van gegevens,
- verwijdering van gegevens („recht om vergeten te worden”),
- beperking van de verwerking,
- bezwaar tegen de verwerking.
7. Beveiliging
Wij dragen zorg voor de beveiliging van uw gegevens door het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde toegang tot Google Workspace-systemen en beperking van de toegang tot gegevens tot uitsluitend bevoegde bestuursleden en onderwijzend personeel.
Datum laatste update: mei 2026